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Análise e Melhoria de Processos
Análise e Melhoria de Processos
Toda a empresa funciona como um conjunto de processos de trabalho. A definição e o mapeamento destes processos permitem um planejamento adequado das atividades, a definição de responsabilidades e o uso eficiente dos recursos disponíveis. Esses conceitos tratados de forma apropriada estão sendo utilizados na prática pelas organizações reconhecidamente bem sucedidas.
Dessa forma os processos fazem parte da gestão organizacional e atualmente estão em evidência pela chamada gestão por processos. Desde que foi incluso como um dos fundamentos da ISO 9001/2000, o assunto ficou em evidência e passou a ter importância. Os auditores passaram a realizar auditorias por processo e as empresas passaram a mapear os mesmos identificando as entradas, as saídas, e as relações departamentais.
As questões a serem respondidas:
- Qual a forma de abordagem que efetivamente agrega valor à gestão organizacional?
- Será que a definição e o mapeamento dos processos de fato contribuem para a administração das empresas?
- Será que esta questão tem efeito real na melhoria nos resultados organizacionais finais?
O mapeamento dos processos é um trabalho complexo, pela sua dinâmica e às vezes, desorganizaçao em diversas etapas; falhas e até desconexões que configuram oportunidades de melhoria.
Mapeamento dos processos produz reflexão multidisciplinar, cujo objetivo é retratar fielmente, através de representação gráfica e documental, como ocorrem as atividades, seus pontos fortes ou fracos, identificando e localizando as falhas; a forma de como ocorrem os fluxos de informações (em meio eletrônico e físico), quais são as responsabilidades, e, principalmente, quais são as entregas efetivas que constituem os produtos e /ou serviços para os clientes internos e externos.
A gestão dos processos assim definidos e mapeados se torna na principal ferramenta de gerenciamento e melhoria interna. Uma vez bem feito, as deficiências operacionais e a oportunidades de melhoria ficam evidentes permitindo ações de ajustes que se refletem nos resultados da empresa.
Outra questão relevante para a definição e mapeamento de processos é a necessidade dos sistemas informatizados (ERP e outros) e, principalmente, a aderência a esses processos, pois caso contrário deve haver mudanças nos sistemas ou nos processos, a fim de que os sistemas possam funcionar na empresa, com eficácia realmente percebida. Quando esta aderência não é respeitada ocorre o caso clássico de que o sistema não atende as necessidades da empresa (não funciona).
A Análise de Processos visa apresentar e e implantar as questões de melhores práticas em gestão de processos e as formas para mapeamento dos mesmos a fim de gerar maior valor à sua empresa, além de trazer oportunidades de melhoria e inovação nos negócios e na estrutura empresarial.